Datenschutzerklärung

1. Wer ist für die Datenbearbeitung verantwortlich?

Verantwortlich für die Bearbeitung der Personendaten ist die ZfV AG.

Für Anfragen im Zusammenhang mit Rekrutierungen und Bewerbungsverfahren lautet die Kontaktadresse:

ZfV AG

Falkenriedweg 45a

3032 Hinterkappelen

Schweiz

Für Anfragen im Zusammenhang mit Mitgliederadministration, Mandatsführung, Buchhaltung, Veranstaltungen, Newsletter, Website und übrigen Dienstleistungen lautet die Kontaktadresse:

ZfV AG

Wasserwerkgasse 5

3000 Bern

Schweiz

Allgemeine Datenschutzanfragen können an die im Impressum oder in dieser Datenschutzerklärung publizierten Kontaktmöglichkeiten gerichtet werden.

3. Bei welchen Aktivitäten sammeln wir personenbezogene Daten?

Wir bearbeiten Personendaten insbesondere in folgenden Fällen:

wenn Sie unsere Website besuchen;
wenn Sie unseren Newsletter abonnieren;
wenn Sie sich zu Veranstaltungen, Kursen oder anderen Angeboten anmelden;
wenn Sie uns im Zusammenhang mit unseren Dienstleistungen oder Mandaten kontaktieren;
im Rahmen der Führung von Vereinen, Verbänden und Mandaten;
im Rahmen der Mitgliederadministration;
im Rahmen der Buchhaltung und Finanzadministration;
wenn Sie sich bei uns oder über uns bewerben;
wenn wir im Rahmen von Rekrutierungen, Recherchen oder Auswahlverfahren Unterlagen prüfen und auswerten;
wenn Sie mit uns per E-Mail, Kontaktformular oder auf anderem Weg kommunizieren.

Zudem können wir Personendaten aus öffentlich zugänglichen Quellen, insbesondere aus dem Internet, Registern, Medien oder beruflichen Profilen, entnehmen, soweit dies rechtlich zulässig ist.

4. Welche Personendaten sammeln wir?

Wir bearbeiten je nach Tätigkeit insbesondere folgende Kategorien von Personendaten:

Kontakt- und Stammdaten, insbesondere Name, Vorname, Postadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Funktion, Organisation und weitere Kontaktdaten;
Mitgliedschafts- und Mandatsdaten, insbesondere Rollen, Funktionen, Zugehörigkeiten, Korrespondenzen, administrative Vorgänge und Angaben im Zusammenhang mit der Vereins- und Verbandsführung;
Veranstaltungsdaten, insbesondere Anmeldedaten, Teilnahmeinformationen, Kommunikationsdaten und gegebenenfalls Rechnungsdaten;
Finanz- und Zahlungsdaten, insbesondere Rechnungsadresse, IBAN, Zahlungs- und Buchungsinformationen;
Kommunikationsdaten, insbesondere E-Mails, Briefe, Notizen, Gesprächsinhalte und sonstige Korrespondenz;
Bewerbungs- und Rekrutierungsdaten, insbesondere Lebensläufe, Zeugnisse, Motivationsschreiben, Referenzen, Beurteilungen und weitere von Bewerbenden oder Dritten eingereichte Unterlagen;
Nutzungs- und Protokolldaten bei der Nutzung unserer Website und Systeme, insbesondere IP-Adresse, Zeitstempel, Browserinformationen, Gerätedaten, Referrer, Logfiles und technische Metadaten;
Datei- und Dokumenteninhalte, soweit diese im Rahmen unserer Zusammenarbeit, Mandate, Rekrutierungen oder internen Kollaboration bearbeitet werden.

Im Einzelfall können auch besonders schützenswerte Personendaten bearbeitet werden, namentlich im Rahmen von Rekrutierungen, Coachings, Arbeitsverhältnissen oder Mandaten, wenn uns solche Angaben bekanntgegeben werden oder für die jeweilige Tätigkeit erforderlich sind.

5. Zu welchem Zweck werden die Daten genutzt?

Wir bearbeiten Personendaten insbesondere zu folgenden Zwecken:

zur Erbringung unserer Dienstleistungen im Bereich Vereins- und Verbandsführung, Interimsmanagement, Rekrutierung, Weiterbildung und verwandter Angebote;
zur Mitgliederadministration und Mandatsführung;
zur Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen;
zur Buchhaltung, Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten;
zur Kommunikation mit Interessierten, Mitgliedern, Kunden, Mandanten, Partnern, Bewerbenden und Dienstleistern;
zur Durchführung von Bewerbungs- und Rekrutierungsverfahren;
zur Recherche, Nachforschung und strukturierten Auswertung von Unterlagen, insbesondere im Rahmen von Rekrutierungen und Mandaten;
zur internen Zusammenarbeit, Dokumentenablage und Organisation;
zum Betrieb, zur Sicherheit und zur Verbesserung unserer Website und Systeme;
zur Wahrung unserer berechtigten Interessen sowie zur Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Pflichten.

6. Werden die Daten an Dritte weitergegeben?

Wir können Personendaten an Dritte weitergeben, soweit dies für die beschriebenen Zwecke erforderlich ist, insbesondere an IT-, Hosting-, Cloud-, Kommunikations-, Software-, Support- und andere Auftragsbearbeiter.

Insbesondere setzen wir je nach Tätigkeit unter anderem folgende Kategorien von Dienstleistern ein:

Anbieter von Hosting- und Plattformdienstleistungen, insbesondere für Website, Mitgliederadministration, Buchhaltung, Eventmanagement und Rekrutierung;
Anbieter von E-Mail-, Dateiablage- und Kollaborationsdiensten;
Anbieter von Recherche-, Analyse- und KI-gestützten Unterstützungsdiensten;
Zahlungs-, Buchhaltungs- und Administrationsdienstleister;
weitere technische oder organisatorische Hilfspersonen.

Soweit Dritte als Auftragsbearbeiter für uns tätig werden, verpflichten wir diese vertraglich zu einer datenschutzkonformen Bearbeitung. Besteht dabei eine Bekanntgabe ins Ausland, sorgen wir für die erforderlichen rechtlichen Voraussetzungen und geeigneten Garantien.

7. Wo speichern wir die personenbezogenen Daten?

Wir bearbeiten und speichern Personendaten in unseren eigenen Systemen sowie bei sorgfältig ausgewählten Dienstleistern.

Je nach eingesetztem Dienst können sich Speicherorte oder Zugriffe insbesondere in der Schweiz, im Europäischen Wirtschaftsraum sowie ausnahmsweise in weiteren Staaten befinden. Für bestimmte Dienste verwenden wir Konfigurationen, die eine Verarbeitung in Europa vorsehen, soweit dies technisch angeboten und von uns aktiviert ist. Erfolgt eine Bekanntgabe in Staaten ohne angemessenes Datenschutzniveau, treffen wir geeignete vertragliche und organisatorische Massnahmen.

8. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Wir speichern Personendaten so lange, wie dies für die Erfüllung unserer Aufgaben, Mandate und Verträge erforderlich ist oder wie wir gesetzlich, regulatorisch oder vertraglich dazu verpflichtet sind.

Grundsätzlich gelten bei uns folgende Leitlinien:

mandatsbezogene, administrative und buchhalterische Daten werden in der Regel während der Mandatsdauer und anschliessend bis zu 10 Jahre aufbewahrt;
Datensätze ausgetretener Personen aus Mandaten werden archiviert, soweit dies für Dokumentations-, Nachweis- oder Aufbewahrungszwecke erforderlich ist;
Bewerbungsunterlagen werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für das jeweilige Rekrutierungsverfahren und allfällige rechtliche Nachweispflichten erforderlich ist;
temporäre Rechercheunterlagen, Arbeitsstände und Analyseergebnisse, insbesondere in unterstützenden Recherche- oder KI-Tools, werden nur so lange bearbeitet oder gespeichert, wie dies für den konkreten Zweck erforderlich ist;
technische Log- und Nutzungsdaten werden nach Wegfall des Zwecks gelöscht oder anonymisiert.

9. Einsatz von digitalen Arbeits-, Recherche- und KI-Diensten

Zur internen Zusammenarbeit sowie zur Bearbeitung von Informationen nutzen wir digitale Dienste für E-Mail, Dateiablage, Kollaboration, Recherche und Textunterstützung.

Dabei können Unterlagen und Inhalte in freigegebenen Systemen bearbeitet oder als Quelle hinterlegt werden, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Solche Dienste werden insbesondere für:

interne Zusammenarbeit und Dateiablage,
Organisation und Kommunikation,
Recherche, Nachforschung und strukturierte Auswertung von Unterlagen,
textliche Unterstützung und Vergleich von Formulierungen,
unterstützende Arbeit im Rahmen von Rekrutierungen und Mandaten

eingesetzt.

Wir achten darauf, dass nur diejenigen Informationen in solche Systeme eingebracht werden, die für den jeweiligen Zweck erforderlich und intern freigegeben sind. Besonders schützenswerte Personendaten sowie vertrauliche Mandatsunterlagen werden nur mit besonderer Zurückhaltung und nur im Rahmen der zulässigen internen Prozesse bearbeitet.

10. Website, Cookies, Tracking und ähnliche Technologien

Beim Besuch unserer Website bearbeiten wir technische Daten und Nutzungsdaten, insbesondere Logfiles, IP-Adresse, Zeitstempel, Browser- und Gerätedaten, Referrer sowie Informationen über die Nutzung der Website.

Soweit wir Cookies, Tracking- oder Analysewerkzeuge einsetzen, dient dies insbesondere dem sicheren Betrieb, der Verbesserung der Website, der Reichweitenmessung sowie der nutzerfreundlichen Gestaltung unserer Angebote. Weitere Informationen zu einzelnen eingesetzten Diensten und deren Funktionsweise können in den entsprechenden Abschnitten dieser Datenschutzerklärung beschrieben werden.

11. Ihre Rechte

Personen, deren Daten wir bearbeiten, haben im Rahmen des anwendbaren Rechts insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Bearbeitung, Widerspruch sowie auf Herausgabe oder Übertragung von Personendaten, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Zur Ausübung solcher Rechte können Sie uns über die in dieser Datenschutzerklärung oder im Impressum genannten Kontaktangaben erreichen.

12. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen, insbesondere wenn wir neue Dienstleistungen einführen, Prozesse ändern oder rechtliche Vorgaben angepasst werden. Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung.